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Control de presencia… la guía básica

A día de hoy siguen existiendo muchas dudas sobre el control de presencia o control horario. En este artículo repasamos algunas de las claves.

Desde el 12 de mayo de 2019 las horas de trabajo de todos empleados deben registrarse diariamente. El teletrabajo y la dificultad de algunas empresas para el control han hecho que a día de hoy muchas empresas busquen soluciones tecnológicas para dar una completa cobertura a sus obligaciones.

La legislación relacionada con el control de presencia.

El Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de Marzo publicado en el BOE del 12 de marzo de 2019 modifica la Ley del Estatuto de los Trabajadores 2/2015, de 23 de octubre así como Ley de Infracciones y Sanciones de Orden Social (LISOS) de 5/2000, del 4 de agosto.

Dentro de las medidas de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo, la normativa estipula que el Registro de jornada laboral es obligatorio (modificación del 34.9 del Estatuto de los Trabajadores).

La empresa debe garantizar el registro, que deberá incluir:
– Horario concreto de inicio y finalización de la jornada.
– Documentación del registro de horas.

La empresa conservará los registros de jornada laboral durante un período de cuatro años y permanecerán a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

En una inspección de trabajo… ¿qué documento se pueden solicitar?

Pues no solo nos solicitarán documentos sino el funcionamiento del control de presencia:

– Comprobar que se realiza el registros correctamente, con un método fiable y constante.
– Identificación del registro de cada trabajador.
– Control de las horas extraordinarias y ver si se supera el límite legal dependiendo del tipo de contrato.
– Si existen realización de horas extras la comprobación de la remuneración acorde y la correspondiente cotización.
– Confirmar si los representantes de los trabadores están informados.

¿Cuál es el objetivo de la ley de control de presencia?

La nueva legislación busca es asegurar el cumplimiento de los horarios en el trabajo, además de evitar abusos laborales y fraudes por no pagar o compensar las horas extras. Es sin dudas un aspecto fundamental para garantizar el funcionamiento de las empresas y lo que, en gran medida, define que estas alcancen o no, sus objetivos de negocio en el mediano y largo plazo.

El control horario de empleados es simplemente el hecho de registrar el ingreso y salida de los trabajadores a sus puestos de trabajo o bien, el inicio y final de la jornada laboral cuando se implementa el teletrabajo. El control horario en empresas es un aspecto fundamental que tiene como finalidad combatir la precarización, regular el registro de horas extras y, recientemente, cumplir con la ley actual y reciente que tiene vigencia nacional.

El control horario de empleados, es además una herramienta fundamental para lograr organizar los diferentes departamentos que integran una compañía, al tiempo que fomenta la autodisciplina y la optimización del recurso intangible más valioso de cualquier trabajador.

¿Qué sanciones existen si no cumple con esta legislación?

Desde que se aprobara la ley, cada vez son más las empresas inspeccionadas y sancionadas. Cualquier empresa, independientemente de su tamaño y sector está obligada a llevar a cabo el control horario de sus trabajadores. El inspector podrá solicitar en cualquier momento un informe de asistencia de cada empleado desde el mes en curso y con carácter retroactivo para los empleados a tiempo completo hasta la fecha de vigencia de la ley, el 12 de mayo de 2019.

El empresario o gestor de recursos humanos podrá escoger el software o método de control horario que estime conveniente. Con el software de Factorial podrás crear informes de control horario automáticamente válidos ante una inspección.

La ley de infracciones del Orden Social establece dos tipos de sanciones por incumplimiento:

  • Si el incumplimiento es debido a una cuestión formal de registro se contempla una multa de entre 60€ a 625€.
  • Si el incumplimiento viene dado por la ausencia de registro la multa asciende hasta los 6.250€.

¿Hay profesionales exentos de cumplir con el control de presencia?

Los profesionales exentos de la ley se dividen en tres grupos principales. En primer lugar, las relaciones de carácter especial. Algunas de las relaciones de carácter especial más relevantes, recogidas en el artículo 2 del Estatuto de los Trabajadores, incluyen:

  • El personal de alta dirección.
  • Las trabajadoras domésticas.
  • Los penados en instituciones penitenciarias.
  • Los deportistas profesionales.
  • Los artistas en espectáculos públicos.
  • Los trabajadores con discapacidad en centros especiales de empleo.
  • Los abogados que prestan servicios en despachos de abogados, individuales o colectivos.
  • Cualquier otro tipo de trabajo que sea expresamente declarado como relación laboral de carácter especial por un ley.

Para estas relaciones especiales, de manera general no se aplica el mandato del registro de jornada, excepto si tuvieran una normativa específica que así lo indicara.

En segundo lugar, los trabajadores con un régimen específico sobre el registro de jornada. Por un lado, los trabajadores a tiempo parcial, sobre los que ya existía la obligación de registrar su jornada «día a día» y entregar una copia al trabajador con el resumen mensual.

Por otro lado, otros supuestos con una normativa específica de registro del trabajo, como determinados transportes por carretera, trabajadores de la marina mercante y que realizan servicios transfronterizos en el transporte ferroviario (recogidos en el real decreto 1561/1995).

En tercer y último lugar, se mencionan a los trabajadores autónomos y los asociados a cooperativas, sobre los que no hay obligación de registro horario.

Si tienes alguna duda más… puedes consultar la guía que se ha publicado con algunos detalles adicionales muy interesantes.

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